Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych oraz kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów w Bytomiu w 2022 roku.

2. Przedmiot zamówienia polega na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek z korespondencją, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich, zwrot przesyłek niedoręczonych, potwierdzeń odbioru oraz usługę przewozu korespondencji i dokumentów nadawczych z siedziby Zamawiającego do siedziby Wykonawcy, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tj. Dz.U.2020, poz. 1041).

3. Przewidywana ilość przesyłek listowych i kurierskich została ujęta w Załączniku nr 1 do SWZ. Zamawiający wskazuje, że przewidywane ilości przesyłek są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wykorzystania kwoty maksymalnego wynagrodzenia i w konsekwencji obniżenia maksymalnej wartości Przedmiotu Umowy o 40 %.

4. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g :

4.1 zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

4.2 zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

4.3 polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

4.4 polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

4.5 polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,

4.6 polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym.

5. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 000 g:

5.1 ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

5.2 ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – paczki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem, w obrocie krajowym i zagranicznym,

5.3 priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

5.4 priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem, w obrocie krajowym i zagranicznym.

6. Przez przesyłki kurierskie będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

6.1 rejestrowane przesyłki listowe,

6.2 rejestrowane przesyłki listowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO),

6.3 paczki pocztowe,

6.4 paczki pocztowe ze zwrotnym potwierdzeniem (ZPO).

7. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju i do każdego miejsca poza granicami kraju, na podany adres.

8. Przesyłki pocztowe zawierające pisma i decyzje administracyjne, które Zamawiający jako organ administracji publicznej doręcza adresatom w toku prowadzonego przez niego postępowania administracyjnego, podatkowego oraz karnego, Wykonawca zobowiązany jest doręczać adresatom zgodnie z trybem i sposobem określonym odpowiednio: w Kodeksie postępowania administracyjnego, Ordynacji podatkowej oraz Kodeksie postępowania karnego.

9. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje placówką nadawczą w miejscowości i na terenie miasta, w którym Zamawiający ma swoją siedzibę tj. w Bytomiu.

10. Wykonawca powinien posiadać na terenie kraju, przez cały okres realizacji zamówienia taką liczbę placówek awizacyjnych, by umożliwić swobodny odbiór awizowanych przesyłek. Placówki winny być czynne we wszystkie dni robocze, od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w celu ułatwienia adresatom odbioru awizowanych przesyłek, posiadał na terenie Miasta Bytomia placówki awizacyjne, zlokalizowane w wyznaczonych punktach na terenie umownych dzielnic Bytomia. Placówki winny być czynne we wszystkie dni robocze, od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

12. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu adresowego placówek awizacyjnych na terenie Miasta Bytomia, zlokalizowanych na terenie umownych dzielnic Bytomia, wraz ze składaną ofertą stanowiący Załącznik nr 3e.

13. W przypadku zmiany wykazu placówek awizacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego, pisemnego aktualizowania wykazu placówek awizacyjnych, o których mowa
w ust. 12 niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.

14. Placówki awizacyjne, w których adresaci będą odbierać awizowane przesyłki, powinny być oznakowane w sposób widoczny (na zewnątrz i wewnątrz), nazwą lub logo Wykonawcy jednoznacznie wskazującymi, że jest to jednostka Wykonawcy świadcząca usługi pocztowe. W przypadku, gdy placówka lub punkt awizacyjny znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, Zamawiający wymaga, aby punkt awizacyjny posiadał wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w widoczny sposób nazwą lub logo Wykonawcy.

15. Standardem wszystkich placówek pocztowych Wykonawcy musi zapewniać bezpieczeństwo przechowywania korespondencji oraz gwarantować dochowanie tajemnicy pocztowej, zgodnie
z art. 41 ustawy Prawo pocztowe.

16. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki listowe krajowe oraz paczki pocztowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń, określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego.

17. Przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących konkretnych przesyłek, polegających
na niezgodności pomiędzy danymi adresata umieszczonymi w książce nadawczej oraz danymi umieszczonymi na przesyłce, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń w dniu odbioru, nadanie przesyłek, co do których wystąpiły zastrzeżenia, nastąpi nie później, niż w kolejnym dniu roboczym po ich wyjaśnieniu. Pozostałe przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.

18. Miejscem odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek do nadania oraz dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj, jest siedziba Zamawiającego, tj. 41-902 Bytom, ul. Smolenia 35 (II piętro) – sekretariat, od poniedziałku do piątku, w godzinach pomiędzy:

11.00 – 14.30, z wyłączeniem sobót i dni wolnych od pracy w rozumieniu przepisów ustawy Kodeks pracy.

19. Odbioru przesyłek przeznaczonych do nadania dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia.

20. Przedstawiciel Wykonawcy odbierający przesyłki Zamawiającego kwituje odbiór przekazanych do przewozu przesyłek w zestawieniu przygotowanym przez Zamawiającego, a po dostarczeniu przesyłek do placówki Wykonawcy, w której przesyłki będą opracowane, zostaną one potwierdzone w książce nadawczej w przypadku przesyłek rejestrowanych oraz w zestawieniu ilościowym dla przesyłek nierejestrowanych;

21. Zwrot potwierdzonych książek nadawczych oraz potwierdzone zestawienie ilościowe Wykonawca zobowiązany jest zwrócić Zamawiającemu najpóźniej następnego dnia.

22. Zamawiający wymaga, aby data nadania przesyłek pocztowych potwierdzona była przez umieszczenie odcisku datownika placówki nadawczej na przesyłkach.

23. Odpowiedzialność za przesyłki przechodzi na Wykonawcę z chwilą ich przekazania upoważnianemu przez niego przedstawicielowi.

24. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy ich doręczenie do miejsca przeznaczenia, poprzez:

a) umieszczenie na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem;

b) umieszczenie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego i określenia rodzaju przesyłki;

c) naniesienia na każdej kopercie, w miejscu opłaty pocztowej, znaku opłaty oraz identyfikacji umowy według wzoru przekazanego przez Operatora,w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę.

d) nabycia na własny koszt formularzy i blankietów ustalonych odrębnymi przepisami, których wzory stanowią załączniki do Regulaminu świadczenia usług pocztowych Operatora.

25. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczania na druku zwrotnego potwierdzenia odbioru informacji, w jakim trybie nadawana jest korespondencja, w celu zapewnienia możliwości przestrzegania przez operatora pocztowego zasad i terminów awizacji przesyłek w określonych trybach postępowania.

Zamawiający będzie korzystał z własnych opakowań dla przesyłek i paczek.

26. Wykonawca będzie dostarczać do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu korespondencji. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki, określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w wyznaczonym terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie i dostarcza je adresatowi. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu, z podaniem przyczyny nie doręczenia jej adresatowi. Nie dopuszcza się powtórnego awizowania wyłącznie poprzez adnotację na przesyłce, bez fizycznego dostarczenia awiza adresatowi.

27. Zamawiający wymaga, aby data nadania przesyłek pocztowych była potwierdzona przez umieszczenie odcisku datownika placówki nadawczej na przesyłkach pocztowych, zwrotnych potwierdzeniach odbioru oraz na dowodzie ich nadania, tj. w książce nadawczej.

28. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udostępnił nieodpłatnie usługę śledzenia przesyłek poleconych krajowych i zagranicznych z pozycji przeglądarki internetowej.

29. Świadczenie usług kurierskich polegać będzie na odbiorze przez Wykonawcę przesyłki każdorazowo po zgłoszeniu przez Zamawiającego i dostarczeniu jej do rąk adresata bądź osoby uprawnionej do odbioru.

30. W obrocie krajowym Wykonawca zobowiązany jest przesyłkę kurierską nadaną do godziny 15.00 dostarczyć do drugiego dnia roboczego po dniu nadania, w następujący sposób:

a) gdy adresatem jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – do zakończenia godzin urzędowania tej instytucji;

b) gdy adresatem jest osoba fizyczna - do godziny 20.00.

31. Zamawiający zastrzega, że w przypadku nadania przesyłki kurierskiej do godziny 15.00,
z usługą dodatkową, tj. „doręczenie do godziny 8.00”, „doręczenie do godziny 9.00”, „doręczenie do godziny 12.00”, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przesyłkę w dniu następnym po dniu nadania.

32. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania potwierdzenia odbioru przez adresata przesyłki kurierskiej.

33. Wykonawca będzie dostarczać do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru przesyłki kurierskiej niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.

34. Odbiór przesyłek do nadania za pośrednictwem kuriera, będzie się odbywać każdorazowo za potwierdzeniem nadania. Dokumentem potwierdzającym nadanie przesyłki będzie list przewozowy Wykonawcy.

35. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w szczególności w razie zagubienia przesyłki, w wyniku czego nie zostanie ona dostarczona adresatowi lub w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania pisemnych reklamacji Zamawiającego, jak też adresata

36. Pisemną reklamację z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi może zgłosić do Wykonawcy zarówno Zamawiający jak i adresat przesyłki, po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak, niż w ciągu 12 miesięcy (w obrocie krajowym) i 6 miesięcy (w obrocie zagranicznym) od ich nadania.

37. W przypadku nieodebrania przez Wykonawcę przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 200 % opłaty za jeden odbiór.

38. Wspólny Słownik Zamówień CPV:

64110000-0: usługi pocztowe;

64112000-4: usługi pocztowe dotyczące listów;

64113000-1: usługi pocztowe dotyczące paczek;

64120000-3: usługi kurierskie.