OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

pn.Świadczenie usług w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych w MZDiM, pełnienie funkcji zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych
w okresie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.

I. Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Bytom – Miejski Zarząd Dróg i Mostów

ul. Smolenia 35

41-902 Bytom

tel. 32 39 69 726

www.mzdim.bytom.pl

e-mail:zamowienia@mzdim.bytom.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia

Konkurs ofert – szacowana wartość zamówienia nie przekracza 130 000,00 zł, tym samym nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2022 poz. 1710 z późn. zm) zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.

III. Postępowanie wraz z wymaganymi dokumentami dostępne jest na Platformie Zakupowej:

https://mzdim-bytom.logintrade.net/rejestracja/

IV. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie zadań przewidzianych dla funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych w okresie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu, stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawca/Inspektor Ochrony Danych Osobowych zobowiązany jest ponadto do prowadzenia na rzecz Zamawiającego dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych według wymagań Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. po uprzednim dokonaniu prac analitycznych: przeprowadzeniu wymaganych audytów w zakresie koniecznym dla opracowania i aktualizacji dokumentacji, o której mowa w ust 2. wraz ze szkoleniem pracowników Zamawiającego. Dokumentacja musi być prowadzona w sposób bieżący i rzetelny. Prace analityczne oraz aktualizacja zastanej dokumentacji muszą być zrealizowane nie później niż do końca I kwartału 2023 roku. Szkolenia dla pracowników podejmujących pracę u Zamawiającego powinny odbywać się niezwłocznie, przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, jednakże nie później niż 5 dni roboczych od momentu zgłoszenia zatrudnienia nowego pracownika przez Zamawiającego oraz dla pozostałych pracowników przynajmniej raz w rokui nie później niż do końca III kwartału 2023 roku.

4. Wykonawca zapewni obecność osoby pełniącej rolę Inspektora Ochrony Danych w siedzibie głównej Zamawiającego mieszczącej się w Bytomiu przy ulicy Smolenia 35 lub za zgodą Zamawiającego w formie dyżuru online, przynajmniej 1 raz w tygodniu w wymiarze łącznym minimum 10 godzin
w miesiącu, w dniach i godzinach pracy Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:15 do 15:15.

5. Wykonawca/Inspektor Ochrony Danych zobowiązuje się udzielać odpowiedzi na wszelkie zgłoszenia i pytania Zamawiającego związane z ochroną danych w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych.W przypadku kiedy w wyniku zgłoszenia zaistnieje konieczności opracowania przez Wykonawcę/Inspektora Ochrony Danych stosownej dokumentacji – w terminie nie dłuższym niż
10 dni roboczych. W pozostałych sprawach w terminach określonych w przepisach prawa dotyczących ochrony danych.

6. Pozycja główna wg Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV):

79417000-0 – Usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa

V. Termin wykonania zamówienia: od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku.

VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący:

1/ dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku:

1.1. Wykonawca winien wykazać, że dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą wykształcenie wyższe (magister) z co najmniej 2 latami doświadczenia w pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w jednostce sektora finansów publicznych zatrudniającej minimum 50 osób.

VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w niniejszym postępowaniu:

1. wypełniony Formularz oferty stanowiący Załącznik nr 1 do ogłoszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane doświadczenie, certyfikaty, itp., np. faktury, protokoły odbioru, zaświadczenia, świadectwa, dyplomy, certyfikaty, referencje, adresy url do informacji umieszczonych w publicznej sieci Internet,

2. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami :

1. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących środków komunikacji elektronicznej:

a. Platformy do obsługi postępowań przetargowych, dostępnej pod adresem:

https://mzdim-bytom.logintrade.net/rejestracja/ ;

Obsługę techniczną Platformy świadczy firma Logintrade S.A. W przypadku pytań dot. korzystania z Platformy lub ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt: pn – pt. w godz.
8.00 – 16.00, tel. +48 71 787 35 34 lub e-mail: helpdesk@logintrade.net.

b. poczty elektronicznej: zamowienia@mzdim.bytom.pl;

2. Rejestracja i korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje regulamin korzystania z Platformy .

3. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 15.00:

- Stanisława Biegała - Dział Zamówień Publicznych w sprawach formalno-prawnych, e-mail: zamowienia@mzdim.bytom.pl.

4. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego, Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania.

IX. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta powinna być sporządzone w języku polskim,

2. W celu złożenia oferty można zarejestrować (zalogować) się na Platformie lub złożyć ofertę bez zarejestrowania postępując zgodnie z instrukcją lub filmem instruktażowym umieścić ofertę
w systemie.

3. Wszystkie skany oświadczeń i załączników winny być podpisane i opieczętowane przez Wykonawcę tzn. przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Zamawiającego, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną we właściwym rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy, lub przez pełnomocnika posiadającego odpowiednie umocowanie bądź podpisane elektronicznie.

4. Przez poświadczone kopie dokumentów zamawiający rozumie dokumenty podpisane
i opieczętowane przez Wykonawcę, opatrzone klauzulą: „za zgodność z oryginałem”.

5. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez Wykonawcę.

6. Pełna oferta powinna składać się z:

1) formularza oferty stanowiący załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu dostępnego na platformie zakupowej wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane doświadczenie, certyfikaty, itp., np. faktury, protokoły odbioru, zaświadczenia, świadectwa, dyplomy, certyfikaty, referencje, adresy url do informacji umieszczonych w publicznej sieci Internet,

– jeśli dotyczy:

2) pełnomocnictwa do działania w imieniu Wykonawcy w przypadku, gdy nie jest to osoba upoważniona do reprezentowania Wykonawcy z mocy prawa,

3) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

X. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na platformie zakupowej do dnia 21 grudnia 2022 r. do godz.10.00.

2. Do upływu terminu wyznaczonego na składanie ofert,Wykonawcy może dokonywać w złożonej ofercie zmian, poprawek czy uzupełnień pod warunkiem, że pisemnie powiadomi o tym fakcie Odbiorcę. Powiadomienie, o którym mowa wyżej winno być złożone w sposób i na zasadach, na jakich składana jest oferta, z odpowiednim dopiskiem „ZMIANA”.

3. Do upływu terminu wyznaczonego na składanie ofert,Wykonawca ma prawo do wycofania złożonej oferty.

XI. Opis sposobu obliczenia ceny.

1. Wykonawca winien skalkulować łączną cenę ofertową brutto za 1 miesiąc oraz łączną za cały rok z uwzględnieniem obowiązującego podatku VAT.

2. Wynagrodzenie płatne będzie przez Zamawiającego w terminie do 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.

3. Zamawiający zwraca uwagę, że koszty robocizny przyjęte do kalkulacji ceny nie mogą być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2020 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

4. Cena oferty powinna być wyrażone w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W razie braku zapisu miejsc po przecinku Zamawiający uzna, że podano tam cyfry "00".

5. Zgodnie z art. 225 ust. 1 ustawy Pzp jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę pracy, której świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując jej wartość bez kwoty podatku.

6. Zaoferowana przez Wykonawcę cena nie będzie podlegała waloryzacji w trakcie realizacji zamówienia.

7. W przypadku wystąpienia oczywistych omyłek rachunkowych Zamawiający poprawi je stosując zasady arytmetyki tj. poprawi iloczyn ceny netto oraz ilości, przyjmując za prawidłową cenę netto.

XII. Opis kryteriów, którymi Wykonawca będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1. Odbiorca oceni oferty wg następującego kryterium, w następujący sposób :

Zamawiający oceni oferty wg następujących kryteriów, w następujący sposób :

Zamawiający oceni oferty wg następujących kryteriów, w następujący sposób

Lp.	Nazwa kryterium	Symbol	Waga (pkt)
1.	Cena (całkowity koszt wykonania zamówienia)	C	50
2.	Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 50 pracowników	D	15
3.	Wykształcenie wyższe w zakresie ochrony danych osobowych lub studia podyplomowe z tego zakresu lub studia prawnicze	Wy	30
4.	Ukończone szkolenie dla inspektorów danych osobowych	Sz	5
Łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów W=C+D+Wy+Sz	W	100

2. Przy ocenie ofert w kryterium „Cena” (C) wykonawca może uzyskać maksymalnie 50 pkt. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.1. Cena – znaczenie 50% (maksymalnie do 50 pkt.)

2.2. Kryterium ceny będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto podanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym

2.3. Punkty w kryterium „Cena” będą obliczane na podstawie wzoru:

gdzie:
C – wartość punktowa ocenianego kryterium „Cena”
C_min – najniższa cena brutto spośród ocenianych ofert
C_n – cena brutto ocenianej oferty

2.4. Przy ocenie ofert w kryterium – „Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 50 pracowników” (D) Wykonawca może uzyskać maksymalnie 15 punktów. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.4.1. Znaczenie 15% (maksymalnie do 15 pkt.)

2.4.2. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie Ilości lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 50 pracowników podanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym

2.4.3. Punkty w kryterium „Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej
50 pracowników” będą obliczane na podstawie wzoru:

gdzie:
D – wartość punktowa ocenianego kryterium „Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających
co najmniej 100 pracowników”

D_max – najwyższa Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych
w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 100 pracowników spośród ocenianych ofert

D_n – Ilość lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 100 pracowników ocenianej oferty

2.5. Przy ocenie ofert w kryterium – „Wykształcenie wyższe w zakresie ochrony danych osobowych lub studia podyplomowe z tego zakresu lub studia prawnicze” (Wy) Wykonawca może uzyskać maksymalnie 30 punktów. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.5.1. Znaczenie 30% (maksymalnie do 30 pkt.)

2.5.2. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie wskazania odpowiedzi przez Wykonawcę podanej w Formularzu Ofertowym na pytanie czy wyznaczona osoba do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych u Zamawiającego posiada Wykształcenie wyższe w zakresie ochrony danych osobowych lub studia podyplomowe z tego zakresu lub studia prawnicze

2.5.3. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.5.3.1. Dla odpowiedzi „TAK” – 30 punktów

2.5.3.2. Dla odpowiedzi „:NIE” – 0 punktów

2.6. Przy ocenie ofert w kryterium – „Ukończone szkolenie dla inspektorów danych osobowych” (Sz) Wykonawca może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.6.1. Znaczenie 5% (maksymalnie do 5 pkt.)

2.6.2. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie wskazania odpowiedzi przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym na pytanie czy wyznaczona osoba do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych u Zamawiającego ukończyła szkolenie dla inspektorów danych osobowych podanej

2.6.3. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

2.6.3.1. Dla odpowiedzi „TAK” – 5 punktów

2.6.3.2. Dla odpowiedzi „:NIE” – 0 punktów

przy obliczeniu punktacji ofert Zamawiający zastosuje zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający oceni oferty nie podlegające odrzuceniu. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą łączną punktację.

XIII. Aukcja elektroniczna.

1. W celu ulepszenia treści oferty Zamawiający po złożeniu ofert przewiduje możliwość dogrywki
w formie aukcji elektronicznej.

2. Aukcja elektroniczna może być drugim etapem po złożeniu oferty przez Wykonawcę. Aukcja elektroniczna ma na celu uzyskanie nowych, obniżonych cen lub nowych wartości w zakresie niektórych elementów ofert, podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.

3. Aukcja jest przeprowadzana przy użyciu Platformy zakupowej, która umożliwia klasyfikację ofert za pomocą metod automatycznej oceny, po wstępnym badaniu i ocenie ofert zgodnie z kryteriami oceny ofert i przypisaną wagą.

4. Wszelkie niezbędne informacje zostaną określone w zaproszeniu do aukcji skierowanej
do Wykonawców tj.: rodzaju przeprowadzanej aukcji, minimalnych wartościach postąpień, terminie otwarcia i zamknięcia aukcji.

5. Zamawiający może zrezygnować z możliwości przeprowadzenia aukcji.

6. Postąpienia w aukcji oraz wynik aukcji wyrażone są w kwotach brutto.

7. Do aukcji zaproszonych zostanie nie mniej niż 2 Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu (tj. podlegające ocenie) i przedstawiają najniższe ceny ofertowe.

8. W przypadku złożenia tylko jednej oferty Zamawiający może przeprowadzić negocjacje z danym Wykonawcą.

XIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
w sprawie zamówienia publicznego.

1. Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zamieszcza na platformie zakupowej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy.

2. Umowa zostanie zawarta do łącznej ceny ofertowej brutto.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza zobowiązany jest – przed zawarciem umowy – do przekazaniaZamawiającemu informacji dotyczących:

1) przekazania danych osób podpisujących umowę (imię i nazwisko, funkcja),

2) przekazania danych osoby odpowiedzialnej za realizację umowy wraz z danymi kontaktowymi (imię i nazwisko, telefon, e-mail), a w przypadku osób fizycznych działających osobiście lub wspólników spółki cywilnej: adres zamieszkania, PESEL oraz umowę spółki.

XV. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.

1. Istotne dla stron postanowienia zawiera wzór umowy stanowiący Załącznik nr2

2. Do umowy stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

XVI. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Odbiorca informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Miejski Zarząd Dróg i Mostów w Bytomiu
z siedzibą przy ul. Smolenia 35, reprezentowany przez Dyrektora.

2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Bytomiu jest
Pan Radosław Schejbal – tel. 604-854-702, e – mail : iod@mzdim.bytom.pl

3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (a w przypadku dokonania wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej i zawarciu umowy, także w celu związanym z realizacja zamówienia);

4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.Dz. U. 2022 poz. 1710 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub Pzp;

5. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio jego dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

8. W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9. Wykonawca posiada:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,
00 – 193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. Wykonawcy nie przysługuje :

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

XVII.Niżej wymienione załączniki do informacji stanowią jej treść:

1. Załącznik nr 1 do ogłoszenia – Opis przedmiotu zamówienia

2. Załącznik nr 2 do ogłoszenia – Wzór umowy

3. Załącznik nr 3 do ogłoszenia – Formularz oferty

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.