OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

pn.Świadczenie usług w zakresie zapewnienia
bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych w MZDiM, pełnienie funkcji
zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych

w okresie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.

I.
Nazwa i
adres Zamawiającego

Gmina Bytom – Miejski Zarząd Dróg i Mostów

ul. Smolenia 35

41-902 Bytom

tel. 32 39 69
726

www.mzdim.bytom.pl

e-mail:zamowienia@mzdim.bytom.pl

II.
Tryb
udzielenia zamówienia

Konkurs ofert – szacowana wartość zamówienia nie
przekracza 130 000,00 zł, tym samym nie mają zastosowania przepisy ustawy
z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2022 poz.
1710 z późn. zm) zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.

III.
Postępowanie wraz z wymaganymi dokumentami
dostępne jest na Platformie Zakupowej:

https://mzdim-bytom.logintrade.net/rejestracja/

IV.
Opis
przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem
zamówienia jest wykonywanie zadań przewidzianych dla funkcji Inspektora Ochrony
Danych Osobowych w okresie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.

2. Szczegółowy
opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu, stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawca/Inspektor
Ochrony Danych Osobowych zobowiązany jest ponadto do prowadzenia na rzecz
Zamawiającego dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych według wymagań
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016r. po uprzednim dokonaniu prac analitycznych: przeprowadzeniu wymaganych
audytów w zakresie koniecznym dla opracowania i aktualizacji dokumentacji, o
której mowa w ust 2. wraz ze szkoleniem pracowników Zamawiającego. Dokumentacja
musi być prowadzona w sposób bieżący i rzetelny. Prace analityczne oraz
aktualizacja zastanej dokumentacji muszą być zrealizowane nie później niż do końca I kwartału 2023 roku.
Szkolenia dla pracowników podejmujących pracę u Zamawiającego powinny odbywać
się niezwłocznie, przed rozpoczęciem przetwarzania danych
osobowych, jednakże nie później niż 5 dni roboczych od momentu
zgłoszenia zatrudnienia nowego pracownika przez Zamawiającego oraz dla
pozostałych pracowników przynajmniej raz w rokui nie
później niż do końca III kwartału 2023 roku.

4. Wykonawca
zapewni obecność osoby pełniącej rolę Inspektora Ochrony Danych w siedzibie
głównej Zamawiającego mieszczącej się w Bytomiu przy ulicy Smolenia 35 lub za
zgodą Zamawiającego w formie dyżuru online, przynajmniej 1 raz w tygodniu
w wymiarze łącznym minimum 10 godzin

w miesiącu, w dniach i godzinach pracy Zamawiającego, tj. od
poniedziałku do piątku w godzinach od 7:15 do 15:15.

5. Wykonawca/Inspektor
Ochrony Danych zobowiązuje się udzielać odpowiedzi na wszelkie zgłoszenia i
pytania Zamawiającego związane z ochroną danych w terminie nie dłuższym
niż 5 dni roboczych.W przypadku kiedy w wyniku zgłoszenia zaistnieje
konieczności opracowania przez Wykonawcę/Inspektora Ochrony Danych stosownej
dokumentacji – w terminie nie dłuższym niż

10 dni roboczych. W pozostałych sprawach w terminach określonych w
przepisach prawa dotyczących ochrony danych.

6. Pozycja
główna wg Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV):

79417000-0
– Usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa

VI.
Warunki
udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych
warunków:

1.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się
wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący:

1/ dysponowania osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia:

Opis
sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku:

1.1.
Wykonawca winien wykazać, że dysponuje co
najmniej 1 osobą posiadającą wykształcenie wyższe (magister) z co
najmniej 2 latami doświadczenia w pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony
Danych w jednostce sektora finansów publicznych zatrudniającej minimum 50 osób.

VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie
mają dostarczyć Wykonawcy w niniejszym postępowaniu:

1. wypełniony Formularz
oferty stanowiący Załącznik nr 1 do ogłoszenia wraz z dokumentami
potwierdzającymi posiadane doświadczenie, certyfikaty, itp., np. faktury,
protokoły odbioru, zaświadczenia, świadectwa, dyplomy, certyfikaty, referencje,
adresy url do informacji umieszczonych w publicznej sieci Internet,

2. odpis z
właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności
gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru
lub ewidencji.

VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego
z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób
uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami :

1.
W przedmiotowym postępowaniu
komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu
następujących środków komunikacji elektronicznej:

a.
Platformy do obsługi postępowań
przetargowych, dostępnej pod adresem:

https://mzdim-bytom.logintrade.net/rejestracja/
;

Obsługę
techniczną Platformy świadczy firma Logintrade S.A. W przypadku pytań dot.
korzystania z Platformy lub ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt: pn – pt.
w godz.

8.00 – 16.00, tel. +48 71 787 35 34 lub e-mail: helpdesk@logintrade.net.

b.
poczty elektronicznej: zamowienia@mzdim.bytom.pl;

2.
Rejestracja i korzystanie z
Platformy jest bezpłatne. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje regulamin
korzystania z Platformy .

3.
Osobą uprawnioną do porozumiewania
się z Wykonawcami jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 15.00:

-
Stanisława Biegała - Dział
Zamówień Publicznych w sprawach formalno-prawnych, e-mail:
zamowienia@mzdim.bytom.pl.

4.
W korespondencji kierowanej do Zamawiającego,
Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania.

IX.
Opis
sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta
powinna być sporządzone w języku polskim,

2. W celu
złożenia oferty można zarejestrować (zalogować) się na Platformie lub złożyć
ofertę bez zarejestrowania postępując zgodnie z instrukcją lub filmem
instruktażowym umieścić ofertę

w systemie.

3. Wszystkie
skany oświadczeń i załączników winny być podpisane i opieczętowane przez Wykonawcę
tzn. przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Zamawiającego, zgodnie z
formą reprezentacji Wykonawcy określoną we właściwym rejestrze lub innym
dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy, lub przez
pełnomocnika posiadającego odpowiednie umocowanie bądź podpisane
elektronicznie.

4. Przez
poświadczone kopie dokumentów zamawiający rozumie dokumenty podpisane

i opieczętowane przez Wykonawcę, opatrzone klauzulą: „za zgodność z
oryginałem”.

5. Wszelkie
poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez Wykonawcę.

6. Pełna oferta powinna składać się z:

1)
formularza oferty stanowiący załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu dostępnego na
platformie zakupowej wraz z dokumentami
potwierdzającymi posiadane doświadczenie, certyfikaty, itp., np. faktury,
protokoły odbioru, zaświadczenia, świadectwa, dyplomy, certyfikaty, referencje,
adresy url do informacji umieszczonych w publicznej sieci Internet,

–
jeśli dotyczy:

2)
pełnomocnictwa do działania w imieniu
Wykonawcy w przypadku, gdy nie jest to osoba upoważniona do reprezentowania
Wykonawcy z mocy prawa,

3)
odpis z właściwego rejestru lub z
centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru
lub ewidencji.

X.
Miejsce
oraz termin składania i otwarcia ofert

1.
Ofertę należy przesłać drogą
elektroniczną na platformie zakupowej do
dnia 21 grudnia 2022 r. do godz.10.00.

2.
Do upływu terminu wyznaczonego na
składanie ofert,Wykonawcy może dokonywać w
złożonej ofercie zmian, poprawek czy uzupełnień pod warunkiem, że pisemnie
powiadomi o tym fakcie Odbiorcę. Powiadomienie,
o którym mowa wyżej winno być złożone w sposób i na
zasadach, na jakich składana jest oferta, z odpowiednim dopiskiem „ZMIANA”.

3.
Do upływu terminu wyznaczonego na
składanie ofert,Wykonawca ma prawo do
wycofania złożonej oferty.

XI.
Opis
sposobu obliczenia ceny.

1.
Wykonawca
winien skalkulować łączną cenę ofertową brutto za 1 miesiąc oraz łączną za cały
rok z uwzględnieniem obowiązującego podatku VAT.

2.
Wynagrodzenie
płatne będzie przez Zamawiającego w terminie do 30 dni od daty otrzymania
prawidłowo wystawionej faktury VAT.

3.
Zamawiający
zwraca uwagę, że koszty robocizny przyjęte do kalkulacji ceny nie mogą być
niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej
ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2020 roku o minimalnym
wynagrodzeniu za pracę.

4.
Cena oferty
powinna być wyrażone w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku. W razie braku zapisu miejsc po przecinku Zamawiający uzna, że podano tam cyfry
"00".

5.
Zgodnie z art.
225 ust. 1 ustawy Pzp jeżeli złożono
ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów
i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w
niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie
z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy
wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku
podatkowego, wskazując nazwę pracy, której świadczenie będzie prowadzić do jego
powstania, oraz wskazując jej wartość bez kwoty podatku.

6.
Zaoferowana
przez Wykonawcę cena nie będzie podlegała waloryzacji w trakcie realizacji
zamówienia.

7.
W przypadku
wystąpienia oczywistych omyłek rachunkowych Zamawiający poprawi je stosując
zasady arytmetyki tj. poprawi iloczyn ceny netto oraz ilości, przyjmując za
prawidłową cenę netto.

XII. Opis kryteriów, którymi Wykonawca będzie
się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i
sposobu oceny ofert.

1.
Odbiorca oceni oferty wg następującego
kryterium, w następujący sposób :

Zamawiający
oceni oferty wg następujących kryteriów, w
następujący sposób :

2.
Przy ocenie ofert w kryterium „Cena”
(C) wykonawca może uzyskać maksymalnie 50 pkt. Zamawiający dokona oceny ofert w
oparciu o następujące zasady:

2.1.
Cena – znaczenie 50% (maksymalnie do 50
pkt.)

2.2.
Kryterium ceny będzie rozpatrywane na
podstawie ceny brutto podanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym

2.3.
Punkty w kryterium „Cena” będą obliczane na
podstawie wzoru:



gdzie:

C – wartość punktowa ocenianego kryterium „Cena”

C_min – najniższa cena brutto spośród ocenianych ofert

C_n – cena brutto ocenianej oferty

2.4.
Przy ocenie ofert w kryterium – „Ilość
lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora
finansów publicznych zatrudniających co najmniej 50 pracowników” (D)
Wykonawca może uzyskać maksymalnie 15 punktów. Zamawiający dokona oceny ofert w
oparciu o następujące zasady:

2.4.1.
Znaczenie 15% (maksymalnie do 15 pkt.)

2.4.2.
Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie Ilości
lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów
publicznych zatrudniających co najmniej 50 pracowników podanej przez
Wykonawcę w Formularzu Ofertowym

2.4.3.
Punkty w kryterium „Ilość
lat doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej

50 pracowników” będą obliczane na podstawie wzoru:

gdzie:

D – wartość punktowa ocenianego kryterium „Ilość lat doświadczenia jako
Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych
zatrudniających

co najmniej 100 pracowników”

D_max – najwyższa Ilość lat
doświadczenia jako Inspektor Ochrony Danych

w jednostkach sektora finansów publicznych zatrudniających co najmniej 100
pracowników spośród ocenianych ofert

D_n – Ilość lat doświadczenia jako
Inspektor Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych
zatrudniających co najmniej 100 pracowników ocenianej oferty

2.5. Przy ocenie ofert w
kryterium – „Wykształcenie wyższe w zakresie ochrony danych osobowych lub
studia podyplomowe z tego zakresu lub studia prawnicze” (Wy) Wykonawca
może uzyskać maksymalnie 30 punktów. Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o
następujące zasady:

2.5.1.
Znaczenie 30% (maksymalnie do 30 pkt.)

2.5.2.
Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie
wskazania odpowiedzi przez Wykonawcę podanej w Formularzu Ofertowym na pytanie
czy wyznaczona osoba do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych u
Zamawiającego posiada Wykształcenie wyższe w zakresie ochrony danych
osobowych lub studia podyplomowe z tego zakresu lub studia prawnicze

2.5.3.
Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o
następujące zasady:

2.5.3.1.
Dla odpowiedzi „TAK” – 30 punktów

2.5.3.2.
Dla odpowiedzi „:NIE” – 0 punktów

2.6. Przy ocenie ofert w
kryterium – „Ukończone szkolenie dla inspektorów danych osobowych”
(Sz) Wykonawca może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Zamawiający dokona oceny
ofert w oparciu o następujące zasady:

2.6.1.
Znaczenie 5% (maksymalnie do 5 pkt.)

2.6.2.
Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie
wskazania odpowiedzi przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym na pytanie czy
wyznaczona osoba do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych u Zamawiającego
ukończyła szkolenie dla inspektorów danych osobowych podanej

2.6.3.
Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o
następujące zasady:

2.6.3.1.
Dla odpowiedzi „TAK” – 5 punktów

2.6.3.2.
Dla odpowiedzi „:NIE” – 0 punktów

przy
obliczeniu punktacji ofert Zamawiający
zastosuje zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający
oceni oferty nie podlegające odrzuceniu. Za najkorzystniejszą uznana zostanie
oferta, która uzyska najwyższą łączną punktację.

XIII. Aukcja elektroniczna.

1. W celu ulepszenia treści oferty Zamawiający po
złożeniu ofert przewiduje możliwość dogrywki

w formie aukcji elektronicznej.

2. Aukcja elektroniczna może być drugim etapem po
złożeniu oferty przez Wykonawcę. Aukcja elektroniczna ma na celu uzyskanie
nowych, obniżonych cen lub nowych wartości w zakresie niektórych elementów
ofert, podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.

3. Aukcja jest przeprowadzana przy użyciu Platformy
zakupowej, która umożliwia klasyfikację ofert za pomocą metod automatycznej
oceny, po wstępnym badaniu i ocenie ofert zgodnie z kryteriami oceny ofert i przypisaną wagą.

4. Wszelkie niezbędne informacje zostaną określone w
zaproszeniu do aukcji skierowanej

do Wykonawców tj.: rodzaju przeprowadzanej aukcji, minimalnych wartościach
postąpień, terminie otwarcia i zamknięcia aukcji.

5. Zamawiający może zrezygnować z możliwości
przeprowadzenia aukcji.

6. Postąpienia w aukcji oraz wynik aukcji wyrażone są w
kwotach brutto.

7. Do aukcji zaproszonych zostanie nie mniej niż 2
Wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu (tj. podlegające
ocenie) i przedstawiają najniższe ceny ofertowe.

8. W przypadku złożenia tylko jednej oferty Zamawiający
może przeprowadzić negocjacje z danym Wykonawcą.

XIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny
zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

w sprawie zamówienia publicznego.

1.
Informację o wyborze
oferty najkorzystniejszej Zamawiający zamieszcza na platformie zakupowej. Wykonawca, którego oferta
zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy.

2.
Umowa zostanie zawarta do łącznej ceny
ofertowej brutto.

3.
Wykonawca, którego oferta zostanie uznana
jako najkorzystniejsza zobowiązany jest – przed zawarciem umowy – do przekazaniaZamawiającemu informacji dotyczących:

1)
przekazania danych
osób podpisujących umowę (imię i nazwisko, funkcja),

2)
przekazania danych osoby
odpowiedzialnej za realizację umowy wraz z danymi kontaktowymi (imię i
nazwisko, telefon, e-mail), a w przypadku osób fizycznych działających
osobiście lub wspólników spółki cywilnej: adres zamieszkania, PESEL oraz umowę
spółki.

XV. Istotne dla stron postanowienia, które
zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia
publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od
Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich
warunkach.

1. Istotne
dla stron postanowienia zawiera wzór umowy
stanowiący Załącznik nr2

2. Do
umowy stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

XVI.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych

i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z
04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Odbiorca informuję, że:

1.
Administratorem danych osobowych Wykonawcy
jest Miejski Zarząd Dróg i Mostów w Bytomiu

z siedzibą przy ul. Smolenia 35, reprezentowany przez Dyrektora.

2.
Inspektorem ochrony danych osobowych w
Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Bytomiu jest

Pan Radosław Schejbal – tel. 604-854-702, e – mail : iod@mzdim.bytom.pl

3.
Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym

z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (a w przypadku
dokonania wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej i zawarciu umowy,
także w celu związanym z realizacja zamówienia);

4.
Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub
podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o
art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.Dz.
U. 2022 poz. 1710 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub Pzp;

5.
Dane
osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji
międzynarodowej.

6.
Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z
art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o
udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres
przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7.
Obowiązek podania przez Wykonawcę danych
osobowych bezpośrednio jego dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w
przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z
ustawy Pzp;

8.
W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy
decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22
RODO;

9.
Wykonawca posiada:

-
na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do
danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

-
na podstawie art. 16 RODO prawo do
sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

-
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od
administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

-
prawo do wniesienia skargi do Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,

00 – 193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, że
przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. Wykonawcy
nie przysługuje :

-
w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e
RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

-
prawo do przenoszenia danych osobowych, o
którym mowa w art. 20 RODO;

-
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu,
wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6
ust. 1 lit. c RODO.

1.
Załącznik nr 1 do ogłoszenia – Opis
przedmiotu zamówienia

2.
Załącznik nr 2 do ogłoszenia – Wzór umowy

3.
Załącznik nr 3 do ogłoszenia – Formularz
oferty